Zdá sa, že deň máš naplánovaný na minútu presne, zrazu je obed a zisťuješ, že stále riešiš ad hoc udalosti a “urgentíky” a “asapíky”. Udržať si v priebehu dňa flow a naozaj robiť na tých veciach, ktoré sú momentálne nutné, nie je vždy najľahšie. Bývalý americký prezident Dwight D. Eisenhower používal štyri kvadranty, do ktorých si rozhodil dennú agendu, a šetril tak čas a mentálnu energiu. Sám povedal:

„Dôležité veci sú málokedy urgentné a urgentné veci sú málokedy dôležité.“

Idem, riešim, delegujem, odkladám

Úlohy sa tuto delia na dôležité a urgentné, dôležité a neurgentné, menej dôležité a urgentné a menej dôležité a neurgentné. Zapísaním do mriežky 2x2 získame takýto prehľadný layout:

DÔLEŽITÉ A URGENTNÉ

Sem patria úlohy s presným deadlinom, naplánované telefonáty a e-maily, riešenie krízových situácií, zdravotných problémov. Jednoducho veci, ktoré ak nevyriešime, spôsobia firme alebo nám vážne problémy. 

Pozor však na ich množstvo. Týchto úloh by malo byť maximálne 20 %, predsa nemôže byť všetko urgent.

DÔLEŽITÉ A NEURGENTNÉ

Dôležité úlohy, ktoré nemajú blízky deadline, ale ich vyriešenie v najbližšom čase bude určovať náš ďalší progres. Zameriavajú sa na plánovanie, stratégiu či udržiavanie vzťahov. Treba si dávať pozor, aby sme neboli pri ich riešení časovo príliš benevolentní, pretože ľahko migrujú do predchádzajúcej skupiny, kde už bude treba konať rýchlo.

MENEJ DÔLEŽITÉ A URGENTNÉ

Vyššie zmienené “asapíky” – vyrušenia telefonátmi, e-mailami, stretnutia, vybavovanie úradov, nekonečné porady, pozvania na firemné večierky. Väčšinou zaberajú čas dôležitejším veciam a narúšajú naše sústredenie. Preto z tohto zoznamu delegujme čo najviac vecí, aby sme si ušetrili zdroje na to najpodstatnejšie.

MENEJ DÔLEŽITÉ A NEURGENTNÉ

Toto nie sú ani tak úlohy, ako zbytočné žrúty času, ktoré nás neposúvajú vpred. Scrollovanie, pozeranie seriálov, kávičky s cigaretkou, zbytočné e-mailové komunikácie a telefonáty, skrátka, akékoľvek časovo náročné aktivity so slabým efektom. Ak ich nevykonáme, nič zlé sa nestane.

Čítaj tiež: https://www.ariva.sk/blog/chces-kodit-efektivnejsie-vyskusaj-eat-that-frog 

Ako môže vyzerať taká mriežka?

DÔLEŽITÉ A URGENTNÉ

• Odniesť pokazený notebook do servisu
• Zaplatiť odvody
• Pripraviť rozpočet na ďalší rok

DÔLEŽITÉ A NEURGENTNÉ

• Absolvovať nový kurz
• Zlepšiť si spánkovú rutinu
• Zabezpečiť nový projekt pre tím

MENEJ DÔLEŽITÉ A URGENTNÉ

• Ísť na firemnú párty nášho dodávateľa
• Kúpiť darček pre kolegyňu, ktorá bude mať narodeniny
• Spojazdniť firemný web

MENEJ DÔLEŽITÉ A NEURGENTNÉ

• Dopozerať siedmu sériu toho sitcomu, čo sa mi ani veľmi nepáči
• Generálne upratovanie kancelárie
• Vyzdobiť office počas Halloweenu

Prajeme ti veľa šťastia v plánovaní!

Čítaj tiež: https://www.ariva.sk/blog/nenut-mozog-robit-v-uspornom-rezime